Se dice que los datos son el nuevo petróleo de la economía, que la información almacenada en un computador vale varias veces el valor del equipo. Pero ¿estamos realmente haciendo todo lo necesario para cuidar de ellos? Según una encuesta realizada por la empresa Kepler, un 62% de las personas dicen que han perdido información o conocen a alguien que ha pasado por este doloroso episodio.

La pregunta no debiese ser si necesitamos respaldar, más bien, como debemos respaldar, de una forma segura, eficiente y eficaz. Tomando en cuenta además que las pequeñas y medianas empresas se ven enfrentados a una desventaja enorme cuando evaluamos el costo de una pérdida de información.

Según estudios realizados por el Ponemon Institute el año 2019, para una organización con más de 25.000 empleados, el costo de fuga de información es en promedio de 204 USD por empleado, mientras que, para una menor, de 3.533 USD por empleado. Lo que concluye que una gran empresa no sólo tiene espaldas financieras capaces de soportar una pérdida o fuga de datos, sino que también la pérdida por empleado es menor.

En el competitivo ambiente que se desenvuelven las empresas hoy, la digitalización es un factor clave para poder adaptarse rápidamente a los cambios, agilizar las estructuras, pero también nos hace más vulnerables a una pérdida de información. Para una PYME, la pérdida total de información puede significar su cierre en 6 meses.

De «3-2-1» hasta hoy

Una de las principales amenazas hoy en día para cualquier empresa es la ciberdelincuencia, la cual debiese estar incluida en la matriz de riesgo de la empresa y tema obligado en directorios. Pedir por un especialista en una de estas sillas no es un sueño, es una necesidad, si tomamos en cuenta que es el directorio quien es responsable de evaluar los riesgos y entregar los recursos para maximizar el triple impacto de una compañía. Después de la concientización en ciberseguridad, que no es más que el entrenamiento periódico de nuestros funcionarios acerca de los peligros en Internet, como detectarlos, como denunciarlos y en que nos debemos fijar para no ser engañados (red flags), el respaldo de datos es el método más efectivo para combatir amenazas como el Ransomware (cifrado de nuestros datos por parte de un delincuente o banda criminal para pedir a cambio de la llave para desencriptar un monto en dinero), donde cada 14 segundos una compañía está siendo víctima, pero también nos protege del borrado accidental de datos, sobre escritura de archivos por error, fallas de hardware, problemas lógicos, entre otros.

Desde los confines de la historia informática, existe la simple regla de respaldo 3-2-1, recomendada en publicaciones US-CERT de Estados Unidos 2012, que se refiere a 3 copias (la información en producción más dos respaldos), en dos medios diferentes (o dispositivos) y uno de estos, lejos del lugar donde se encuentran las otras dos (offsite). Este lugar remoto era contratado a empresas de almacenamiento de documentos y han mutado a almacenamientos cloud, dado mejores tiempos de respuesta y confiabilidad de la integridad de los datos.

Hoy, según el valor de la información que manejemos, el 3-2-1 puede quedarse corto, existiendo alternativas plausibles, más eficientes y menos honorosas que antaño, dado la mejora y reducción de costo de las nuevas tecnologías. Pero si hablamos de un computador personal, laptop o desktop, tener los datos en este dispositivo, además de un respaldo local, de fácil acceso y un respaldo remoto en línea, disminuye a un mínimo las pérdidas de información por borrado accidental, problemas de hardware, software o ataques informáticos como Ransomware.

Este respaldo debe ser automatizado, focalizado en los datos de valor dentro del equipo, de manera de hacerlo lo más eficiente posible, que trabaje tanto cuando se encuentre en la oficina o casa (redes de confianza) como cuando esté fuera de estos lugares a través de comunicaciones cifradas desde el origen, para evitar cualquier fuga de información. Queremos respaldos al día, sincronizados minuto a minuto cuando estamos en la oficina, pero también, si estamos en un viaje de negocios o placer, que todo lo que trabajamos en el avión, se respalde cuando llegamos al hotel, en caso de un robo de laptop en el aeropuerto, sólo derramaremos una pequeña lágrima por los fierros, sabiendo que nuestra información la podremos rescatar en cuanto bajemos nuestro salvador respaldo (un latpop es robado cada 53 segundos según el estudio de Gartner y 12.000 laptops se pierden semanalmente en los aeropuertos de EEUU según Ponemon Institute).

La última línea de defensa

Si no contamos con respaldos, una pérdida de información se transforma en un episodio traumático, estresante y costoso. La recuperación de datos desde dispositivos digitales es la última línea de defensa frente a una pérdida de información.

El equipo debe ser llevado a un laboratorio especializado, donde se realiza un diagnóstico o evaluación para determinar si es posible “intentar” el procedimiento de recuperación de datos. Muy similar a un enfermo que llega a urgencias, la misma enfermedad en distintos enfermos puede tener resultados diferentes frente a un mismo procedimiento.

La recuperación de datos no nos entrega un resultado asegurado, es posible que, a pesar de todo el conocimiento, esfuerzo e investigación y desarrollo de la empresa utilizado y orientado a la recuperación de un caso, finalmente no se pueda recuperar la información. Afortunadamente, este es un pequeño porcentaje de los casos, pero la calidad de los ingenieros, el correcto apego a los procedimientos y el nivel de desarrollo tecnológico de la empresa de recuperación de datos hará la diferencia entre recuperar los datos o hacerlos permanentemente irrecuperables. En muchos casos no existirá una segunda oportunidad, dado que los procedimientos son en sí, mayoritariamente, muy invasivos. Se trata de que, a través de ingeniería inversa, puedan entender el funcionamiento de los dispositivos, comprender la falla, reparar momentáneamente el problema, con el fin de poder rápidamente hacer disponible los datos para poder rescatar la información, almacenarla y entregarla nuevamente a sus preocupados dueños.

Esta empresa además debe tener los correctos cuidados con el trato de la información, dado que esta es sensible, confidencial y valiosa. Una fuga de información puede significar un costo varias veces superior a la pérdida de los datos si existe propiedad intelectual o base de datos con información de terceros. Por eso conocer las políticas de confidencialidad de la empresa con la que trabajaremos y su registro (record) en la industria, es sumamente relevante.

La información es el nuevo petróleo de la economía digital, por lo que es importante tratarla con cuidado y cautela desde que se crea, cuando se utiliza, con reglas adecuadas de uso (como se comparte, quien tiene acceso, donde se puede almacenar), cifrando la información más sensible para evitar fugas por brechas internas y externas, hasta que se elimina con un borrado seguro de datos.

Un mantra que repito diariamente es que, «un disco duro, como una ampolleta, son hechos por el ser humano y como tal, algún día dejará de funcionar.» Espero que ese día, mi información ya esté disponible en otro dispositivo.

Artículo escrito por Hugo Galilea A. Socio Director de Kepler SA, para Revista Gerencia, septiembre 2020